Czy transmisje sesji rady na YouTube są zgodne z RODO?

  • 15.07.2021, 10:51 (aktualizacja 2 dni temu, 13:15)
  • Grupa TIPMEDIA
transmisje sesji rady na YouTube zgodne z RODO

40 tys. zł - taką karę finansową nałożył Prezes UODO na burmistrza Aleksandrowa Kujawskiego. Poszło m.in. o transmisję obrad rady na YouTube czy brak lokalnych kopii nagrań.

Transmisje sesji rady na YouTube zgodne z RODO?

Zdania ekspertów są podzielone, a wynika to z szeregu warunków, które trzeba spełnić. Chodzi m.in. o zasadę integralności i poufności oraz zasadę rozliczalności (Art. 5. ochrony danych).

Zasada integralności i poufności RODO (Art. 5 ust. 1 lit. f):

Przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, za pomocą odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych („integralność i poufność”).

Zasada rozliczalności (Art. 5 ust. 2):

Administrator jest odpowiedzialny za przestrzeganie przepisów ust. 1 i musi być w stanie wykazać ich przestrzeganie („rozliczalność”).

Halo, YouTube, mamy umowę do podpisania…

Żeby spełnić zasadę integralności i poufności, urząd musi sporządzić umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych. Dlaczego? W chwili umieszczenia nagrania z sesji rady na YouTube to właśnie ta platforma staje się podmiotem przetwarzającym. Aby przekazanie danych było legalne, konieczne jest więc zawarcie stosownej umowy powierzenia. Niestety urząd jako użytkownik YouTube nie ma takiej możliwości.

Publikuj… Poszło! Ale gdzie?

Innym zagrożeniem wynikającym z publikacji nagrań obrad rady na YouTube jest ryzyko umieszczenia wideo z sesji rady na serwerze, który znajduje się poza terenem Unii Europejskiej. Google, właściciel serwisu wideo, przyznaje, że “utrzymuje serwery na całym świecie, więc Twoje dane mogą być przetwarzane na serwerach znajdujących się poza krajem Twojego zamieszkania”.

W tej sytuacji urząd jako użytkownik platformy nie ma możliwości sprawdzenia, czy jego nagranie przechowywane jest na serwerze znajdującym się na terenie UE. W takim przypadku urząd musi dopełnić kolejnych formalności w świetle RODO - w tym uzyskać zgody od osób, których dane mają być przekazane poza europejski obszar gospodarczy.

W praktyce oznacza to, że jeśli podczas kilkugodzinnej sesji padają dane osobowe różnych osób, to urząd powinien do każdej z nich wystąpić z prośbą o udzielenie zgody na przekazanie ich danych poza Unię Europejską. Urząd powinien również wystosować odpowiednią informację do osób, których wizerunek jest uwieczniony na nagraniu. Uzyskanie wszystkich zgód może więc graniczyć z cudem...

Co ważne, z rozmów z naszymi klientami wiemy, że IOD (Inspektor Ochrony Danych Osobowych) też zwraca uwagę na to, że sesja rady nie powinna znajdować się na kanale na YouTube. Padają nawet praktyczne przykłady: samorząd nie ma 100 proc. pewności, że jeśli nawet usunie wideo sesji z serwisu (np. z konieczności, bo została zgłoszona chęć zapomnienia przez osobę, która jest na nagraniu), to film zostanie całkowicie usunięty ze wszystkich baz czy serwerów Google.

“Zarabiacie na reklamach? Oj, nieładnie…”

Tak właśnie mogą pomyśleć odbiorcy, którzy w trakcie oglądania sesji rady na YouTube zobaczą… reklamę.

Dlaczego? Odłóżmy na chwilę RODO na bok i przyjrzyjmy się ciekawej zmianie, którą Google wprowadził 1 czerwca 2021 r. do regulaminu YouTube.

Chodzi o prawo do zarabiania. Serwis ma prawo do generowania przychodów z tytułu wszystkich zamieszczonych w nim treści. YouTube może więc bez zgody właściciela opublikowanego materiału wideo zdecydować o wyświetlaniu w nim reklamy.

Do tej pory filmy umieszczone na niezmonetyzowanych kanałach użytkowników nie miały wyświetlanych reklam (niezmonetyzowanych, czyli nie zgłoszonych do programu partnerskiego YouTube).

W praktyce od czerwca tego roku YouTube może umieścić reklamę w wideo sesji rady jaką chce, kiedy chce i ile razy chce.

O ile ciekawsze będzie teraz oglądanie sesji rady przerywanej reklamami proszków do prania, butów, lodówek, pralek i tych wszystkich mniej trafnych produktów i usług.

I o ile ciekawiej będzie teraz wytłumaczyć mieszkańcom, że urząd wcale nie zarabia na wyświetlaniu reklam w YouTube?

Jeśli nie YouTube, to co?

Korzystanie z YouTube do przechowywania nagrań z sesji jest więc ryzykowne, o czym boleśnie przekonał się burmistrz wspomnianego na początku Aleksandrowa Kujawskiego (a nie był to najwyższy możliwy wymiar kary finansowej. Górna granica dla podmiotów publicznych to 100 000 zł).

Rozwiązaniem problemu są usługi umieszczania sesji online na serwerach znajdujących się na terenie Unii Europejskiej oraz gwarantujących zgodność z RODO. Wśród dostępnych na rynku usług warto wymienić m.in. twojasesja.online - serwis online do nadawania na żywo oraz przechowywania nagrań sesji rady zgodnie z RODO.

Gwarantuje on:

  • transmisje na żywo sesji obrad rady miasta, gminy, powiatu,
  • publikację nagrania z obrad już w 48h na portalu twojasesja.online,
  • przechowywanie nagrań wideo z sesji (bieżących i archiwalnych) na serwerze znajdującym się na terenie Unii Europejskiej (Polska),
  • wykonanie transkrypcji (spisanie wypowiedzi z nagrania) i dodanie jej w postaci napisów do wideo z sesji rady.

Co ważne, platforma twojasesja.online respektuje własne umowy podmiotów publicznych dot. powierzenia przetwarzania danych osobowych (np. na drukach lub dokumentach dostarczanych przez urzędy).

Jak to działa?

  1. Wysyłasz plik w formacie .mp4 z nagraniem swojej sesji rady.
  2. Wykonujemy transkrypcję i umieszczamy ją na nagraniu.
  3. W 48 godz. od wykonania transkrypcji publikujemy nagranie sesji na twojasesja.online.
  4. Generujemy specjalny kod iframe i wysyłamy go do Ciebie drogą mailową.
  5. Za pomocą otrzymanego kodu iframe możesz umieścić już nagranie sesji z transkrypcją na dowolnej zarządzanej przez siebie stronie internetowej np. na BIP.


Więcej szczegółowych informacji o ww. usłudze można przeczytać tutaj: twojasesja.online - serwis online do przechowywania nagrań sesji rady.

Grupa TIPMEDIA

Podziel się:

Oceń:

Komentarze (0)

Dodanie komentarza oznacza akceptację regulaminu. Treści wulgarne, obraźliwe, naruszające regulamin będą usuwane.


Pozostałe